会議が始まってから「何を決める会議だったのだろう」と感じることはありませんか。
会議前に目的、議題、必要な資料を整理しておくだけで、話し合いは進めやすくなります。ChatGPTはその準備を短時間で整える相手として使えます。
会議時間を短くする一番の近道は、資料を増やすことではなく「今日は何を決めるか」を先に揃えることです。
会議前に決めておきたいこと
- 会議の目的
- 当日決めること
- 参加者に準備してほしいこと
- 各議題の時間
- 会議後の成果物
会議準備のプロンプト
30分の業務改善会議を行います。目的は作業の待ち時間を減らすことです。議題、時間配分、参加者への事前依頼、会議後に残す記録を整理してください。
結論が出ない会議では、決める人・判断材料・期限のどれかが不足していることがあります。
使える活用術7選
- 目的を一文にまとめる
- アジェンダを作る
- 議題ごとの時間を配分する
- 想定質問を出す
- 必要資料をチェックリストにする
- 意見が割れた場合の論点を整理する
- 終了時の確認項目を作る
注意点
- 参加者の個人情報を入力しない
- AIの案を現場の状況に合わせて調整する
- 会議の目的と関係ない議題を増やしすぎない
会議前チェックリストの作り方
会議準備をスムーズに進めるには、事前にやることを整理しておくのが効果的です。
- 会議の目的を一文で明確にする
- 議論すべき論点を3つ以内に絞る
- 参加者に事前共有すべき資料を洗い出す
- 想定される質問への回答を準備する
「この会議のアジェンダを作ってください。目的は〇〇です」と伝えれば、抜け漏れの少ないチェックリストを作成してもらえます。
オンライン会議での活用
オンライン会議では、限られた時間の中で要点を伝える必要があります。
ChatGPTに「オンライン会議で伝える内容を3分で話せる分量にまとめてください」と依頼すれば、簡潔でわかりやすい説明の準備ができます。
会議後のフォローアップにも活用できる
会議準備だけでなく、終わった後のフォローアップにもChatGPTは役立ちます。
決定事項や次回までのアクションを箇条書きでまとめてもらい、参加者へのフォローメールの下書きを作成することもできます。準備から振り返りまで一貫してサポートしてもらえるのが魅力です。
よくある質問
Q. 会議の進行役をする場合も準備に使えますか？
進行台本の作成にも活用できます。「30分の会議の進行台本を作ってください」と伝えれば、時間配分を含めた進行案を作成してもらえます。
Q. 反対意見が出そうな議題はどう準備すればいいですか？
「想定される反対意見と、その回答案を考えてください」と依頼すると、事前に議論の流れをシミュレーションでき、当日落ち着いて対応しやすくなります。
Q. 資料の機密情報を入力しても大丈夫ですか？
社外秘の数値や顧客情報は入力を避けましょう。構成や進行の相談にとどめ、実際の数値は自分で確認しながら資料に反映することをおすすめします。
まとめ
次回の会議では、目的と決定事項を一文ずつ書き、10分単位の時間配分を作ってみましょう。
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この記事の内容を、製造業管理職・4児の父として実際に使う視点で短くまとめました。
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