「新人向けのマニュアルを作りたいけれど、何から書けばいいかわからない」
「作業手順を文章にすると、長くて読みにくくなってしまう」
「通常業務が忙しく、マニュアル作成まで手が回らない」
このような悩みを抱えている会社員の方も多いのではないでしょうか。
マニュアルや手順書は、仕事の進め方をそろえたり、教える人の負担を減らしたりするために役立ちます。
一方で、実際の作業を振り返り、誰にでも伝わる順番で文章にするには時間がかかります。
ChatGPTを活用すれば、作業内容の整理や見出し作成、文章の言い換え、チェックリストの作成などを効率化できます。
私も製造現場で人に仕事を教えるなかで、「自分にとって当たり前のことほど、説明から抜けやすい」と感じる場面がありました。
この記事では、ChatGPTを使ってマニュアルや手順書を作る方法を、会社員向けに7つの手順で紹介します。
ChatGPTはマニュアル作成で何ができる？
ChatGPTは、入力した情報を整理して、読みやすい文章へまとめることが得意です。
マニュアル作成では、次のような作業を手伝ってもらえます。
- 必要な項目の洗い出し
- 見出し構成の作成
- 作業手順の整理
- 難しい表現の言い換え
- 注意事項の一覧化
- チェックリストの作成
- よくある質問の作成
ただし、ChatGPTは実際の職場や作業内容を見ているわけではありません。
安全基準や品質基準、設備の操作方法などは、必ず現場を知る人が確認する必要があります。
ChatGPTに完成品を任せるのではなく、マニュアルの土台を一緒に作る相手として活用しましょう。
1．マニュアルを読む人と目的を決める
最初に、誰が何のために使うマニュアルなのかを決めます。
同じ作業を説明する場合でも、新入社員向けと経験者向けでは、必要な情報の細かさが異なります。
例えば、次のように依頼できます。
新入社員向けに、製造現場の朝礼準備マニュアルを作ります。初めて担当する人が一人でも準備できることを目的に、必要な項目を整理してください。
次の内容を伝えると、目的に合った構成を作りやすくなります。
- 誰が読むのか
- 何ができるようになればよいか
- どの場面で使うのか
- どの程度の経験がある人か
- 紙とデータのどちらで読むのか
最初に対象者と目的を決めておくと、説明の不足や情報の詰め込みすぎを防げます。
2．作業内容を箇条書きで書き出す
最初からきれいな文章を作る必要はありません。
まずは、普段行っている作業を順番に箇条書きで書き出します。
例えば、次のような簡単なメモでも構いません。
- 前日の連絡事項を確認する
- 当日の生産計画を確認する
- 安全に関する注意事項を整理する
- 朝礼用の資料を準備する
- 開始5分前に参加者へ声をかける
このメモをChatGPTへ貼り付け、次のように依頼します。
以下の作業メモを、初めて担当する人にもわかる手順書へ整理してください。書かれていない作業は推測せず、不足している情報を最後に質問として挙げてください。
「推測しない」と伝えることで、事実と異なる手順が加わるのを防ぎやすくなります。
3．見出し構成を作ってもらう
作業内容を書き出したら、マニュアル全体の構成を考えます。
一般的なマニュアルには、次のような項目があります。
- 目的
- 対象者
- 作業前の準備
- 必要な道具
- 作業手順
- 注意事項
- 完了後の確認
- 困ったときの連絡先
ChatGPTには、次のように依頼できます。
新入社員向けの作業マニュアルを作成します。「目的・準備・作業手順・注意事項・完了確認」の順番で見出し構成を作ってください。
先に構成を作っておくと、途中で話がそれにくくなり、必要な情報の抜けにも気づきやすくなります。
4．一つの手順を具体的にする
「設備を確認する」「データを入力する」だけでは、初めて作業する人には十分伝わらない場合があります。
一つの手順には、必要に応じて次の情報を加えます。
- 何をするのか
- どこで行うのか
- 何を使うのか
- どの順番で進めるのか
- どの状態になれば完了か
- 異常があった場合にどうするか
例えば、次のように相談できます。
「設備の状態を確認する」という手順について、初心者が迷わないように確認項目を分解してください。判断できない内容は作らず、確認が必要な項目として分けてください。
ChatGPTが提案した内容に、実際の設備名や社内ルールを加えて仕上げます。
5．注意事項を目立つ形に整理する
マニュアルでは、作業の順番だけでなく、やってはいけないことや注意すべき点を明確にする必要があります。
特に製造現場では、安全や品質に関する注意事項が重要です。
次のように依頼できます。
以下の作業手順から、事故・品質不良・作業ミスにつながる可能性がある注意点を整理してください。元の文章に書かれていない危険を推測で追加しないでください。
整理した注意事項は、本文に埋もれないように、見出しや注意ボックスを使って表示すると読みやすくなります。
ただし、安全に関する内容はChatGPTだけで判断せず、現場責任者や安全担当者による確認が必要です。
6．チェックリストを作成する
作業の抜け漏れを防ぐには、マニュアルとは別にチェックリストを用意すると便利です。
例えば、次のように依頼できます。
以下の作業手順を、作業前・作業中・作業後の3つに分けたチェックリストへ変換してください。
チェック項目は、実際に確認できる内容にします。
「安全に作業する」のような抽象的な表現ではなく、「保護具を着用した」「非常停止ボタンの位置を確認した」のように、完了したか判断できる表現が適しています。
チェックリストがあれば、教育を受ける人だけでなく、教える人も確認しやすくなります。
7．実際に使って改善する
マニュアルは、作成したら終わりではありません。
実際に使ってもらうと、作成者には気づかなかった不足が見つかることがあります。
例えば、次の点を確認します。
- 初めて読む人が一人で理解できるか
- 手順の順番は実際の作業と合っているか
- 専門用語の説明が不足していないか
- 写真や図が必要な場所はないか
- 注意事項が目立っているか
- 古い情報が残っていないか
利用者から出た意見をまとめ、ChatGPTへ次のように相談することもできます。
マニュアルを試したところ、次の点がわかりにくいという意見が出ました。元の手順を変えず、改善案を3つ提案してください。
小さな修正を重ねることで、現場で本当に使われるマニュアルへ近づいていきます。
ChatGPTでマニュアルを作るときの注意点
ChatGPTは便利ですが、仕事で使用する場合は注意が必要です。
機密情報や個人情報を入力しない
顧客名、社員名、未公開の製品情報、設備の機密情報などは入力しないでください。
必要に応じて、「製品A」「設備B」「担当者C」のように置き換えて相談しましょう。
勤務先に生成AIの利用ルールがある場合は、必ずそのルールを優先してください。
安全や品質に関する内容は現場で確認する
ChatGPTは、実際の設備や職場環境を確認できません。
誤った手順は、けがや品質不良につながる可能性があります。
安全、品質、設備操作に関する内容は、現場責任者や有資格者など、適切な人が必ず確認しましょう。
書かれていない情報を推測させない
ChatGPTは、前後の内容から不足部分を補って回答する場合があります。
業務マニュアルを作るときは、次の一文を加えるのがおすすめです。
書かれていない内容は推測せず、「確認が必要」と記載してください。
不明点を勝手に埋めず、確認事項として残すことが大切です。
定期的に内容を更新する
作業方法や設備、社内ルールは変わることがあります。
作成日、更新日、作成者、承認者を記録し、定期的に内容を見直しましょう。
まとめ
ChatGPTを活用すると、マニュアルや手順書を作る次の工程を効率化できます。
- 読む人と目的を決める
- 作業内容を書き出す
- 見出し構成を作る
- 手順を具体的にする
- 注意事項を整理する
- チェックリストを作る
- 実際に使って改善する
大切なのは、ChatGPTが作った文章をそのまま現場へ渡さないことです。
実際の作業を知っている人が内容を確認し、自社のルールや現場の状況に合わせて仕上げる必要があります。
私自身、人へ仕事を教える立場になってから、「わかっていること」と「人に伝えられること」は別だと感じるようになりました。
ChatGPTは、その間にある整理の負担を少し軽くしてくれます。
まずは普段行っている作業を箇条書きにして、手順の整理をお願いするところから始めてみてください。
製造現場の手順書でAIに任せない部分
手順書は、文章が読みやすいだけでは不十分です。作業開始の条件、正常な状態、異常時に止める基準、連絡先、完了の判断が必要です。私はChatGPTに構成や新人が迷いそうな質問を出してもらいますが、安全・品質に関わる基準値や作業方法は、正式な標準書と現場確認を基に人が決めます。
そのまま試せる指示文
次の匿名化した作業メモについて、初めて担当する人が迷う箇所を質問として挙げてください。開始条件、必要な準備、手順、確認方法、異常時対応、完了条件の見出しだけを作り、内容は推測しないでください。
大切なこと：AIの回答をそのまま採用せず、個人情報や機密情報を入力しないでください。数字、制度、料金、仕様は必ず最新の公式情報で確認してください。
noteでも実践メモを公開しています
この記事の内容を、製造業管理職・4児の父として実際に使う視点で短くまとめました。
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