メールの最初の一文や丁寧な言い回しで手が止まることはありませんか。
ChatGPTは、用件と条件を伝えるだけで下書きを作れます。完成文を任せるのではなく、自分が仕上げるためのたたき台として使うのが安心です。
メール作成で伝える4項目
- 相手との関係
- メールの目的
- 必ず入れたい事実
- 文字数と文章の雰囲気
仕事で使えるプロンプト7選
取引先へ商談のお礼メールを300文字以内で作ってください。
上司へ進捗を報告するメールを、結論から200文字以内で作ってください。
打ち合わせ日程の変更をお願いする丁寧なメールを書いてください。
納期遅延のお詫びメールを、原因と今後の対応が伝わる形で作ってください。
社内会議の日時変更を知らせる簡潔な文章を書いてください。
資料提出を依頼するメールを、期限を目立たせて作ってください。
問い合わせへの回答メールを、初心者にもわかる言葉で作ってください。
送信前の確認
- 宛名・会社名
- 日付・金額・数量
- 添付ファイル
- 相手との関係に合う敬語
- 機密情報が含まれていないか
場面別のメール作成のコツ
ビジネスメールは場面によって求められるトーンが異なります。
- 依頼メール：相手の負担に配慮した丁寧な言い回し
- お詫びメール：誠実さが伝わる簡潔な表現
- お礼メール：具体的な感謝のポイントを盛り込む
- お断りメール：角が立たない柔らかい表現
「お詫びメールとして、丁寧かつ簡潔な文面にしてください」のように場面を伝えれば、適切なトーンで下書きを作成してもらえます。
社外・社内での使い分け
社外向けと社内向けでは、求められる丁寧さのレベルが異なります。
「社内向けなので、少しカジュアルな表現にしてください」のように伝えれば、相手との関係性に合わせた文面に調整してもらえます。
メール作成で気をつけたいこと
- 宛先や件名の入力ミスがないか送信前に確認する
- 機密情報を安易に入力しない
- 敬語表現に不自然な部分がないか見直す
ChatGPTを活用すれば、メール作成の時間を大きく短縮できます。まずは日常的に送るメールから、気軽に試してみてください。
よくある質問
Q. 返信メールの文面も作成できますか？
受け取ったメールの内容を伝えれば、それに対する返信の下書きを作成してもらえます。相手の要望を踏まえた自然な返信文を作りたいときに便利です。
Q. 英語のビジネスメールにも対応できますか？
「英語のビジネスメールにしてください」と依頼すれば翻訳・作成が可能です。ただしニュアンスの確認は、必要に応じて行うことをおすすめします。
Q. 何度もやり取りしても大丈夫ですか？
問題ありません。「もう少し柔らかく」「もっと簡潔に」のように、納得いくまで何度でも調整を依頼できます。一度で完璧を求めず、対話しながら仕上げましょう。
まとめ
まずは毎日送っている定型メールを一通だけ下書きしてもらい、自分の言葉に整えて使ってみましょう。
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この記事の内容を、製造業管理職・4児の父として実際に使う視点で短くまとめました。
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