「メールを書くのに時間がかかる」
「丁寧な言い回しが思いつかない」
「失礼な表現になっていないか不安」
仕事では毎日のようにメールを書く機会があります。
内容を考えたり、言葉遣いを確認したりしているうちに、思っていた以上に時間がかかってしまうことも少なくありません。
そんなときに役立つのがChatGPTです。
ChatGPTはメールを自動で送るツールではありませんが、下書きを作成したり、文章を添削したりすることで、メール作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
この記事では、仕事ですぐに使えるChatGPTでのメール作成方法や、そのまま使えるプロンプト例、利用時の注意点を紹介します。
ChatGPTはメール作成が得意
ChatGPTは文章を自然な日本語で作成することが得意です。
特に次のようなメールで活用できます。
- お礼メール
- お詫びメール
- 日程調整メール
- 進捗報告
- 社内連絡
- 依頼メール
- 問い合わせメール
ゼロから文章を考える必要がなくなるため、メール作成の負担を減らせます。
1. 相手を伝える
まずは誰に送るメールなのかを伝えます。
例えば、
- 上司
- 取引先
- お客様
- 社内メンバー
相手によって言葉遣いが変わるため、最初に指定しておくことが重要です。
2. 用件を具体的に伝える
次に、何についてのメールなのかを書きます。
例
取引先へ納期変更をお願いするメールを書いてください。
これだけでも下書きを作ってもらえます。
3. 条件を追加する
さらに条件を伝えると、希望に近い文章になります。
例えば、
300文字以内で、丁寧な文章にしてください。
相手に配慮した表現を使ってください。
結論を最初に書いてください。
条件が具体的になるほど修正する手間も減ります。
4. そのまま使えるプロンプト例
お礼メール
お客様へ商談のお礼メールを書いてください。300文字以内で丁寧な文章にしてください。
お詫びメール
納期遅延のお詫びメールを作成してください。誠意が伝わる文章にしてください。
日程調整
打ち合わせ日程の変更をお願いするメールを書いてください。候補日は8月5日と8月7日です。
進捗報告
上司へ送る進捗報告メールを200文字以内で作成してください。資料は8割完成しています。
社内連絡
社内向けに会議日時変更のお知らせを書いてください。
5. 作成後は必ず確認する
ChatGPTが作った文章は、そのまま送信しないようにしましょう。
送信前には次の内容を確認してください。
- 宛名
- 日付
- 数字
- 添付ファイル
- 敬語
- 会社名
- 誤字脱字
最後は自分の言葉として責任を持つことが大切です。
メール作成で注意したいこと
個人情報を入力しない
住所や電話番号、顧客情報などは入力しないようにしましょう。
機密情報を書かない
社外秘の情報や契約内容などは入力を避けましょう。
AI任せにしない
ChatGPTは下書きを作るツールです。
最終確認は必ず自分で行いましょう。
よくある質問
Q. 敬語のチェックにも使えますか？
作成したメール文を貼り付けて「敬語として不自然な部分があれば直してください」と依頼すれば、表現の誤りをチェックしてもらえます。自信がない敬語表現の確認に便利です。
Q. 謝罪メールのような繊細な内容も任せられますか？
下書きの相談には使えますが、事実関係や謝罪の言葉は状況に応じて必ず自分で確認・修正してください。特に相手との関係性を考慮した表現は、人の目で最終チェックすることが大切です。
Q. 英語のビジネスメールも作成できますか？
「英語のビジネスメールにしてください」と依頼すれば翻訳・作成が可能です。ただし、業界特有の言い回しや微妙なニュアンスは、必要に応じて確認することをおすすめします。
まとめ
ChatGPTを活用すると、
- メールの下書き
- 敬語の調整
- 文章の添削
- 言い換え
- 要約
などを短時間で行えます。
特に毎日メールを書く会社員にとっては、大きな時間短縮につながります。
まずは一通だけ、ChatGPTにメールの下書きをお願いしてみてください。
仕事の負担を減らす第一歩になるはずです。
メール作成で短縮したいのは、言い回しに悩む時間
仕事メールでは、文章の丁寧さより、相手が次に何をすればよいか分かることが重要です。私は、宛先の立場、目的、事実、依頼事項、期限を箇条書きにしてから下書きを作ります。顧客名や案件名は仮名に置き換え、送信前に宛先、数字、日時、添付ファイルを自分で確認します。
そのまま試せる指示文
社内の別部署へ確認を依頼するメールを作ってください。結論を最初に書き、依頼事項と回答期限を箇条書きにしてください。責める表現を避け、200字程度にしてください。
確認ポイント：会社の機密情報や個人情報は入力せず、回答に含まれる数字・固有名詞・期限は必ず元資料と照合してください。
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