「長い文章を読む時間がない」
「会議メモや資料を短くまとめたい」
「要点だけを素早く把握したい」
そんなときに役立つのがChatGPTの要約機能です。
仕事では会議資料やメール、プライベートではニュースや記事など、読む文章は年々増えています。
ChatGPTを活用すれば、長文の要点を短時間で整理できるため、情報収集や仕事の効率化につながります。
この記事では、ChatGPTで文章を要約する方法や、そのまま使えるプロンプト例、上手に要約するコツを初心者向けに解説します。
ChatGPTは文章の要約が得意
ChatGPTは、長い文章から重要なポイントを整理することが得意です。
例えば、
- 会議メモ
- メール
- ブログ記事
- ニュース記事
- マニュアル
- 議事録
- 学習用テキスト
などを短くまとめられます。
ただし、内容を要約する際は重要な情報が省略される場合もあるため、元の文章も必要に応じて確認しましょう。
要約するときの基本的な使い方
文章を貼り付けて、何を求めるかを伝えるだけです。
例えば、
次の文章を3行で要約してください。
これだけでも要約できます。
さらに条件を追加すると、目的に合った要約になります。
要約の精度を上げるコツ
1. 文字数を指定する
例えば、
200文字以内で要約してください。
と指定すると、読みやすい長さになります。
2. 箇条書きでまとめてもらう
例えば、
要点を5つ、箇条書きでまとめてください。
会議資料などでは特に便利です。
3. 読者を指定する
例えば、
小学生にもわかるように要約してください。
難しい内容でも理解しやすくなります。
4. 必要な情報を残すよう依頼する
例えば、
数字や日付は省略せず要約してください。
重要な情報を残したまま整理できます。
そのまま使えるプロンプト例
ブログ記事
次のブログ記事を300文字以内で要約してください。
会議メモ
会議メモを「決定事項・担当者・期限」に分けて整理してください。
メール
このメールの要点を3行でまとめてください。
ニュース
このニュースを初心者向けに100文字で要約してください。
マニュアル
この手順書を新人向けに簡潔にまとめてください。
要約するときの注意点
内容が変わっていないか確認する
AIは文章を整理できますが、意図が変わってしまう場合もあります。
重要な文章では元の内容を確認しましょう。
個人情報を入力しない
顧客情報や社外秘の資料などは入力しないようにしましょう。
最終確認は自分で行う
仕事で使う場合は、提出や共有の前に必ず内容を読み返してください。
ChatGPTを要約以外にも活用しよう
要約した文章は、その後もさまざまな使い方ができます。
例えば、
- メールへまとめ直す
- プレゼン資料にする
- SNS投稿へ変換する
- ブログ記事の構成を考える
- タスクへ整理する
要約は情報整理のスタート地点として活用できます。
よくある質問
Q. 長い論文やレポートも要約できますか？
文字数が多い場合は、章やセクションごとに分けて貼り付けると精度が上がります。一度にすべてを入力すると、重要な部分が抜け落ちることがあるため注意しましょう。
Q. 要約が不自然な文章になったときはどうすればいいですか？
「もっと自然な日本語にしてください」「口語的にしてください」など、追加で条件を伝えると調整できます。一度で完璧を求めず、やり取りしながら整えるのがコツです。
Q. 要約と一緒に感想や意見も欲しい場合は？
「要約のあとに、気になる点を3つ挙げてください」のように依頼すると、要約だけでなく気づきも得られます。資料のレビューにも活用できます。
まとめ
ChatGPTは文章を短くまとめるだけではなく、読みやすく整理することも得意です。
文字数や条件を指定するだけで、仕事や勉強の効率を大きく高められます。
おすすめは、
- 文字数を指定する
- 箇条書きを使う
- 読者を指定する
- 重要な情報は残す
この4つを意識することです。
まずは今日、長いメールや資料を一つChatGPTへ貼り付けて、要約をお願いしてみましょう。
要約の前に、誰が何を判断するかを決める
同じ文章でも、上司への報告、引き継ぎ、学習メモでは残す情報が違います。私は要約を頼む前に、読み手と目的を指定します。数字、期限、条件、例外は別欄に抜き出させ、元の文章と照合します。短くなったことを成功とせず、判断に必要な情報が残っているかで確認します。
そのまま試せる指示文
次の文章を管理者への報告用に300字以内で要約してください。結論を先に書き、数字、期限、条件、未確定事項は別の箇条書きにしてください。元にない情報は追加しないでください。
確認ポイント：会社の機密情報や個人情報は入力せず、回答に含まれる数字・固有名詞・期限は必ず元資料と照合してください。
noteでも実践メモを公開しています
この記事の内容を、製造業管理職・4児の父として実際に使う視点で短くまとめました。
会議メモを議事録に整理する場合
要約した文章を会議後の行動につなげたい場合は、決定事項・担当者・期限に分けて整理します。ChatGPTで議事録を作る具体的なプロンプトと確認手順はこちらで紹介しています。
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