ChatGPTで報告書を作る方法｜会社員が短時間でまとめる7つの手順

報告書を前にすると、最初の一文で手が止まることがあります。

ChatGPTに事実を整理してもらえば、構成を考える時間を減らせます。重要なのは、推測を混ぜず、実際に確認できた内容だけで仕上げることです。

報告書で最初に整理する項目

• 何が起きたか
• いつ・どこで起きたか
• 影響は何か
• どのように対応したか
• 現在の状況
• 今後の対策

報告書作成の基本プロンプト

以下のメモを、①概要、②事実、③原因、④対応、⑤結果、⑥今後の対策に整理してください。書かれていない内容は推測せず「要確認」としてください。

短時間でまとめる7つの手順

• 事実を時系列で書き出す
• 意見と事実を分ける
• 読み手が知りたい結論を先に置く
• 原因と対応を分ける
• 数字と固有名詞を確認する
• 不足情報を一覧にする
• 上司や関係者の確認を受ける

業務利用の注意点

• 社外秘情報を入力しない
• AIが補った表現を事実として扱わない
• 提出前に元資料と照合する

報告書の種類別ポイント

報告書と一口に言っても、種類によって書き方のポイントは異なります。

• 日報：今日やったこと、明日の予定を簡潔に
• 週報：一週間の進捗と課題を数値で示す
• 出張報告：目的・成果・今後のアクションを整理
• トラブル報告：発生事実・原因・対応・再発防止策を分ける

「〇〇報告書のテンプレートを作ってください」と伝えれば、種類に応じた構成案を提案してもらえます。

上司に伝わりやすい報告書にするコツ

結論を先に書く「結論ファースト」の構成にすると、忙しい上司にも短時間で内容が伝わりやすくなります。

「結論→理由→詳細の順に並べ替えてください」とChatGPTに依頼すれば、読みやすい構成に整えてもらえます。

報告書作成で気をつけたいこと

• 社外秘の数値や顧客情報は入力しない
• 作成後は必ず事実関係を確認する
• 会社独自の言い回しやルールがあれば反映させる

ChatGPTを活用すれば、報告書作成にかかる時間を大きく短縮できます。まずは日々の日報から、気軽に試してみてください。

よくある質問

Q. 数値データもうまくまとめられますか？

数値を箇条書きで伝えれば、それを文章に組み込んだ報告書案を作成してもらえます。ただし正確な数値の入力ミスがないか、必ず自分で確認しましょう。

Q. ネガティブな内容の報告書も作りやすくなりますか？

トラブル報告のような伝えにくい内容も、事実を整理して淡々と伝える文章に整えてもらえます。感情的にならず、客観的な報告書を作る助けになります。

Q. 社内フォーマットが決まっている場合はどうすればいいですか？

既存のフォーマットの項目名をそのまま伝え、「この項目に沿って内容を整理してください」と依頼すれば、社内ルールに合わせた形で文章を作成してもらえます。

まとめ

まずは箇条書きのメモを、事実・対応・未確認事項の三つに整理してもらうところから始めてみてください。

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