ChatGPTで議事録を作るときは、会話をきれいに要約することよりも、「決定事項・担当者・期限」を抜けなく整理することが重要です。
製造業の管理職として会議後のメモ整理を行う中で、私自身も「何が決まり、誰がいつまでに動くのか」をまとめる作業に時間を取られてきました。
この記事では、ChatGPTで会議メモを議事録へ整理する具体的な手順、そのまま使えるプロンプト、機密情報や誤情報を避ける確認方法を紹介します。
ChatGPTは議事録作成のどこで役立つ？
ChatGPTは、文章を整理したり要点をまとめたりすることが得意です。
例えば、次のような作業をサポートできます。
- 会議メモの整理
- 決定事項の抽出
- 担当者ごとのタスク整理
- 次回までの宿題の一覧化
- 議事録の下書き作成
- 長い会話の要約
ただし、発言内容の事実確認や最終的な承認は、人が行う必要があります。
1. 会議メモを整理する
会議中は、とにかくメモを取ることに集中してしまい、内容がバラバラになりがちです。
ChatGPTへメモを貼り付けて、次のように依頼してみましょう。
以下の会議メモを、「決定事項」「未決事項」「担当者」「期限」の4項目に整理してください。記載がない内容は推測せず、「記載なし」としてください。
これだけでも、読みやすい議事録の土台ができます。
2. 決定事項だけを抽出する
長時間の会議では、雑談や検討中の話題も多く含まれます。
必要なのは、「何が決まったのか」を明確にすることです。
例えば、
次の会議メモから、決定事項だけを箇条書きで抽出してください。
と依頼すると、重要な内容だけを確認しやすくなります。
3. 担当者ごとにタスクを整理する
議事録で特に重要なのが、「誰が何をするのか」です。
例えば、
会議メモを担当者ごとに整理し、それぞれの期限も一覧にしてください。
担当者別に整理しておけば、会議後の行動に移しやすくなります。
4. 会議内容を要約する
上司や参加できなかったメンバーへ共有する場合は、短い要約が便利です。
例えば、
次の議事録を200文字以内で要約してください。
短時間で内容を共有できます。
5. 議事録の文章を整える
メモをそのまま共有すると、読みづらいことがあります。
例えば、
次の内容を、社内共有用の読みやすい議事録へ整えてください。
見やすい文章へ整えることもChatGPTは得意です。
仕事で使うときの注意点
便利なChatGPTですが、業務利用では注意も必要です。
個人情報や機密情報を入力しない
顧客名や社外秘の情報などは入力しないようにしましょう。
必要に応じて、「A社」「担当者B」のように置き換えて利用することをおすすめします。
推測された内容を確認する
ChatGPTは文脈から補完することがあります。
議事録では、
記載されていない内容は推測しないでください。
と伝えることで、より正確な整理ができます。
最終確認は必ず人が行う
議事録は公式な記録になる場合があります。
内容や数字、担当者名などは、必ず人が確認してから共有しましょう。
ChatGPTで議事録を作るメリット
ChatGPTを活用すると、
- 議事録作成時間の短縮
- 情報整理の効率化
- 決定事項の見落とし防止
- タスク管理のしやすさ向上
- 社内共有のスピード向上
といったメリットがあります。
特に、毎週会議がある会社では、大きな時間短縮につながるでしょう。
よくある質問
Q. 録音データをそのまま貼り付けても大丈夫ですか？
ChatGPTは音声ファイルを直接扱えない場合があるため、文字起こしツールでテキスト化してから読み込ませるのが確実です。文字起こしの精度が低いと要約の質も下がるので注意しましょう。
Q. 発言者ごとに整理してもらえますか？
メモに発言者名を含めておけば、「発言者ごとに意見を整理してください」と依頼することで、誰が何を発言したか分かりやすくまとめてもらえます。
Q. 社外の会議でも使って問題ないですか？
取引先の機密情報や個人情報が含まれる場合は入力を避けましょう。社内向けの簡単な要点整理から始めるのが安心です。
まとめ
ChatGPTは、議事録を「代わりに作る」のではなく、「整理を手伝う」ツールです。
会議メモを読みやすくまとめたり、担当者や期限を整理したりすることで、会議後の仕事がスムーズになります。
まずは次回の会議で、手書きメモをChatGPTへ整理してもらうところから始めてみてください。
議事録は会話の記録ではなく、次の行動を残す
私が議事録で残したいのは、発言をすべて書き起こした文章ではありません。決まったこと、決まらなかったこと、誰がいつまでに何を確認するかです。入力前に個人名や製品名を役割名・案件Aなどへ置き換えます。AIが担当や期限を推測して追加していないか、元のメモと一行ずつ照合します。
そのまま試せる指示文
次の匿名化した会議メモを、決定事項、未決事項、担当する役割、期限、次回確認事項に分類してください。書かれていない担当や期限は推測せず『未定』としてください。
確認ポイント：会社の機密情報や個人情報は入力せず、回答に含まれる数字・固有名詞・期限は必ず元資料と照合してください。
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この記事の内容を、製造業管理職・4児の父として実際に使う視点で短くまとめました。
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