「Excel作業に毎日時間がかかる…」
「関数や表の作成で手が止まってしまう」
「もっと効率よく資料を作りたい」
そんな悩みを抱えている会社員は少なくありません。
Excelは仕事で欠かせないツールですが、関数や集計、表の作成などで時間を取られることも多いでしょう。
ChatGPTを活用すれば、Excelの操作方法を調べたり、関数を考えたり、表の構成を整理したりする時間を短縮できます。
この記事では、会社員が今日から使えるChatGPTとExcelの活用方法を7つ紹介します。
ChatGPTはExcel作業でも役立つ？
ChatGPTはExcelファイルを自動で完成させるものではありません。
しかし、
- 関数を考える
- エラーの原因を探す
- 表の構成を提案する
- データ整理の方法を考える
- グラフの作り方を説明する
など、Excel作業をサポートすることが得意です。
わからないことを検索する代わりに相談できる相手として活用できます。
1. Excel関数を教えてもらう
関数を忘れてしまったときは、やりたいことをそのまま伝えてみましょう。
例えば、
A列とB列が一致したら「○」、一致しなければ「×」を表示するExcel関数を教えてください。
関数だけでなく、使い方まで説明してもらえます。
2. エラーの原因を調べる
「#VALUE!」や「#N/A」などのエラーが表示されても、原因がわからないことがあります。
例えば、
このExcel関数で「#VALUE!」になる原因を教えてください。
エラーの原因や修正方法を提案してもらえます。
3. 表の構成を考えてもらう
新しい管理表を作るときは、
在庫管理表のレイアウトを考えてください。
のように相談できます。
必要な項目も提案してくれるため、一から考える時間を減らせます。
4. 集計方法を相談する
データが増えてくると、
「どの方法で集計すれば見やすいのか」
迷うことがあります。
例えば、
売上データを月別・担当者別に集計したいです。おすすめの方法を教えてください。
ピボットテーブルや関数など、目的に応じた方法を提案してくれます。
5. グラフの選び方を教えてもらう
Excelにはさまざまなグラフがあります。
どれを使えばよいかわからない場合は、
売上推移をわかりやすく見せたいです。おすすめのグラフを教えてください。
と相談できます。
6. VBAやマクロの考え方を学ぶ
業務を自動化したい場合もChatGPTは役立ちます。
例えば、
Excelで毎日同じ作業を自動化したいです。VBAでできる方法を教えてください。
初心者向けに仕組みを説明してもらえます。
コードを利用する場合は、自社環境で十分にテストしてから使いましょう。
7. Excel操作を初心者向けに説明してもらう
例えば、
ピボットテーブルの使い方を初心者向けに説明してください。
と依頼すると、一つずつ手順を説明してくれます。
動画や本だけでは理解しづらい部分も、自分のレベルに合わせて質問できます。
Excelで使うときの注意点
便利なChatGPTですが、業務利用では注意も必要です。
社外秘データを入力しない
顧客情報や売上データなどは、そのまま入力しないようにしましょう。
必要に応じて、サンプルデータへ置き換えて相談してください。
関数は必ず確認する
提案された関数は、実際に動作を確認してから利用しましょう。
AIだけに頼らない
ChatGPTはサポートツールです。
業務で利用する資料や集計結果は、自分で確認することが重要です。
よくある質問
Q. 関数名を忘れてしまった場合はどうすればいいですか？
「〇〇をしたいのですが、Excelでどの関数を使えばいいですか？」とやりたいことをそのまま伝えれば、適切な関数を提案してもらえます。関数名を覚えていなくても大丈夫です。
Q. マクロやVBAも教えてもらえますか？
簡単な自動化であれば、やりたい作業を説明するとVBAのコード例を提示してもらえます。ただし業務データに直接組み込む前に、必ずテスト環境で動作を確認しましょう。
Q. エラーが出たときはどう質問すればいいですか？
表示されたエラーメッセージと、使用している数式をそのままコピーして伝えると、原因の候補と修正案を出してもらいやすくなります。
まとめ
ChatGPTを活用すると、
- 関数の作成
- エラー解決
- 表の設計
- 集計方法の相談
- グラフ選び
- VBA学習
- Excel操作の質問
など、Excel作業を効率化できます。
毎日Excelを使う会社員ほど、その効果を実感しやすいでしょう。
まずは次に困ったExcel作業を、ChatGPTへ相談してみてください。
実データを貼らず、同じ構造の架空例で聞く
Excelの相談では、実際の社員名、取引先名、原価、実績値をそのまま入力しないことが重要です。私は列の構造だけを残し、値を架空のものへ置き換えて質問します。提案された式は小さなテスト表で確認し、空白、0、文字列、エラー値が入った場合も試します。答えの式が動くことと、業務上正しい集計になることは別です。
そのまま試せる指示文
A列に架空の担当名、B列に日付、C列に数量があります。月別・担当別に合計する方法を、関数とピボットテーブルの2案で説明し、空白セルがある場合の注意点も示してください。
確認ポイント：会社の機密情報や個人情報は入力せず、回答に含まれる数字・固有名詞・期限は必ず元資料と照合してください。
noteでも実践メモを公開しています
この記事の内容を、製造業管理職・4児の父として実際に使う視点で短くまとめました。
コメント